Sitz der Geschäftsstelle ist die Pädagogische Hochschule Karlsruhe. Die Leitung der Graduiertenakademie hat Prof. Dr. Annette Worth (Prorektorin für Forschung und Nachwuchsförderung der Pädagogischen Hochschule Karlsruhe) inne. Für alle Anliegen rund um die Graduiertenakademie ist Juliane Zeiser (wissenschaftliche Referentin der Graduiertenakademie), die erste Ansprechpartnerin.

Die Geschäftsstelle führt die laufenden Geschäfte der Graduiertenakademie selbstständig. Die Aufgaben der Geschäftsstelle umfassen im Einzelnen:

• Organisation, Koordination und finanzielle Abwicklung des Qualifizierungsprogramms
• Qualitätssicherung und Zertifizierung des Qualifizierungsprogramms
• Konzeptionelle Weiterentwicklung des Qualifizierungsprogramms in Abstimmung mit den ProrektorInnen für Forschung der beteiligten Hochschulen
• Aufbau und Unterstützung eines hochschulübergreifenden Netzwerks von NachwuchswissenschaftlerInnen
• Etablierung und Weiterentwicklung eines hochschulübergreifenden Informations- und Kommunikationsforums
• Vernetzung mit Akteuren im Bereich der Nachwuchsförderung
• Öffentlichkeitsarbeit

Die Arbeit der Geschäftsstelle wird durch einen wissenschaftlichen Beirat unterstützt, der sich aus den ProrektorInnen für Forschung der beteiligten Hochschulen zusammensetzt. Der Beirat spricht Empfehlungen zur inhaltlichen Ausgestaltung und Weiterentwicklung des Angebots der Graduiertenakademie aus und beschließt Änderungen und Neuerungen.

Die Prorektor/innen für Forschung und Nachwuchsförderung der Pädagogischen Hochschulen bilden den wissenschaftlichen Beirat der Graduiertenakademie (alphabetisch):

• Prof. Dr. Claudia Bergmüller-Hauptmann (PH Weingarten)
• Prof. Dr. Elke Grundler (PH Ludwigsburg)
• Prof. Dr. Timo Leuders (PH Freiburg)
• Prof. Dr. Daniel Rellstab (PH Schwäbisch Gmünd)
• Prof. Dr. Alexander Siegmund (PH Heidelberg)
• Prof. Dr. Annette Worth (PH Karlsruhe)

Um einen engen kontinuierlichen Austausch zwischen der Graduiertenakademie und den einzelnen Hochschulen zu gewährleisten, werden etablierte Informations- und Kommunikationsstrukturen an jeder Hochschule genutzt. Schnittstelle zu den einzelnen Hochschulstandorten sind die Forschungsreferate der Pädagogischen Hochschulen.